Secrétaire de pôle H/F

L'EPSM de la Sarthe recrute un Secrétaire de pôle H/F, à temps plein, au sein du Pôle des Activités Cliniques Transversales, d'Éducation et de Support.

Ce poste est à pourvoir dès que possible dans le cadre d’un CDD de 12 mois, par voie de mutation ou de détachement sur le grade d'Adjoint administratif ou d'Assistant médico-administratif.

Vos missions :

Sous la responsabilité et en appui du chef de pôle ainsi que du cadre supérieur, vos missions seront :

• Assurer certaines missions de secrétariat de l’Équipe Opérationnelle d'Hygiène Hospitalière (EOHH).

• Assurer la logistique inhérente au pôle en soutien au chef de pôle et du cadre supérieur de pôle.

• Gérer l’agenda et des demandes de rendez-vous du chef de pôle, du cadre supérieur de pôle, des chefs de service et des cadres de santé, coordonner les rendez-vous du directeur délégué en lien avec le secrétariat de la direction fonctionnelle.

• Organiser des réunions : convocations, ordre du jour, prise de notes et compte rendu.

• Réserver et préparer les salles de réunion, pour les instances ou réunions organisées par le Pôle (Bureau de pôle, Conseil de pôle, assemblée générale de pôle, etc…).

• Participer avec le chef de pôle et le cadre supérieur de pôle à l’élaboration et au suivi des projets portés par le pôle (aide à la rédaction et suivi des projets à articuler avec le COPROJ, revues de projets ARS, etc…).

• Rédiger les procédures polaires à la demande du chef de pôle ou de l’encadrement

• Gérer la disponibilité et la réservation des véhicules affectés au pôle et réservation auprès du pool central de véhicules (logiciel de réservation).

• Gérer les approvisionnements et suivi des crédits délégués (contrat de pôle) y afférents (fournitures et imprimés de bureau, consommable informatique…).

• Suivi des budgets inhérents aux activités du pôle (réception et enregistrement des demandes d’achat activité, envoi en DAA, suivi des soldes des comptes enregistrés selon les activités).

• Saisir des données « ressources humaines » (congés, formation, absence…) préalablement validées par le chef de pôle, le chef de service, le cadre supérieur de pôle. Envoi en RH des effectifs de grève selon le protocole établi.

• Participation à la démarche qualité du pôle (conception de supports, audits…).

• Disponibilité requise pour quelques participations à des réunions extérieures à l’établissement y compris au-delà des horaires habituels.

• Missions de secrétariat de l’EOHH : la gestion des protocoles, audits, archivage, compte rendu des réunions du Comité de Lutte contre les Infections Nosocomiales, mise à jour du DAMRI (outil d’évaluation du risque infection).

• Remplacement de la secrétaire du centre de proximité et de l’équipe de soins médiatisés durant son absence (nécessité de poser les congés avec concertation de la secrétaire de ces services pour assurer la continuité de l’accueil).

• Exceptionnellement, remplacement du secrétariat de la pharmacie, notamment pour l’accueil téléphonique, notes de services, comptes rendus de réunion.

• Participation aux réunions organisées avec l’ensemble des secrétaires de pôle de l’EPSM (4 à 5 par an) pour développer le collectif et connaitre les outils de chacun.
  

Horaires : De 9h00 à 17h00, du lundi au vendredi, selon les nécessités du pôle.

Lieu d'exercice : 20 avenue du 19 mars 1962, 72703 ALLONNES.